Cette obligation a été étendue aux petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés) depuis le 1er janvier 2019 et s’appliquera au 1er janvier 2020 aux très petites entreprises (moins de 10 salariés).

Factures électroniques

La facture peut être émise par voie électronique sous réserve que l’acheteur formalise son acceptation. Le contenu d’une facture dématérialisée doit correspondre à celui d’une facture papier comportant strictement les mêmes mentions obligatoires.

Dans le cadre des marchés publics, la facturation électronique est obligatoire. Pour toute information complémentaire : https://www.economie.gouv.fr/entreprises/marches-publics-facture-electronique

La facture électronique n’est pas simplement une version électronique d’une facture papier numérisée et envoyée par courriel, mais d’un mode spécifique de conception de la facture.

Émission et réception électroniques

Pour qu’une facture soit considérée comme une facture électronique, elle doit être émise et reçue sous format électronique (courrier électronique ou transmission d’un lien sécurisé sur un portail internet), ce qui implique que les systèmes informatiques de l’émetteur et du destinataire soient compatibles et que la preuve de sa réception puisse être apportée.

Une facture électronique est valable à condition que l’authenticité de son origine (identification de l’émetteur), l’intégrité de son contenu (non modifiable) et une bonne lisibilité soient garanties. Pour respecter ces conditions, une facture électronique peut être émise selon trois procédures :

transmission selon une norme sécurisée: la facture est envoyée au destinataire grâce à un message électronique dont la structure est convenue entre les parties (échange de données informatisées -EDI, format XML, fichier PDF joint, progiciel de gestion intégrée…) ;

transmission sécurisée par la signature électronique: dans ce cas, c’est la signature électronique (par un certificat électronique qualifié) qui valide le procédé dématérialisé de facturation ;

transmission sous toutes formes électroniques dès lors que des contrôles documentés et permanents sont mis en place et permettent d’établir une piste d’audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou de prestations de services.

L’acceptation préalable

La facture dématérialisée doit être acceptée préalablement par son destinataire. L’acceptation du destinataire doit être formalisée pour servir de preuve (une simple information du passage à la facture électronique n’est pas suffisante).

Facture électronique : une obligation légale

Depuis le 1er janvier 2019, les petites et moyennes entreprises (PME) sont dans l’obligation de transmettre leurs factures par voie électronique pour les marchés publics.

Les contraintes à respecter

La facture électronique constitue toujours la preuve juridique de la réalité d’une prestation de services ou d’une vente de marchandises. C’est pourquoi le contenu d’une facture électronique doit correspondre à celui d’une facture papier et comporter les mêmes mentions obligatoires.

La facture électronique fait également office de support à l’exercice des droits sur la TVA et au contrôle de l’impôt.

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